WHISTLEBLOWING POLICY

PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

 

Premessa

La Fondazione IIT promuove attività finalizzate a prevenire la realizzazione di irregolarità all’interno della propria organizzazione, quali ad esempio: 

  • episodi di frode; 
  • attività corruttive; 
  • violazioni del Codice di Comportamento e di Condotta Scientifica; 
  • violazioni del Modello ex D.Lgs. 231/01; 
  • altri comportamenti non conformi a leggi o regolamenti.

A tale scopo, IIT ha definito appositi strumenti per la segnalazione delle suddette irregolarità (cd. Whistleblowing), con il proposito di favorire il contrasto delle stesse attraverso una partecipazione attiva e responsabile dei propri stakeholder (dipendenti, collaboratori, fornitori, partner, consulenti, ecc.) e del pubblico in generale.

Obiettivo

La presente procedura ha lo scopo di stabilire le modalità attraverso cui effettuare una segnalazione di comportamenti illeciti, commissivi o omissivi che costituiscano o possano costituire una violazione, o induzione a violazione di leggi e regolamenti e di valori e principi sanciti nel Codice di Comportamento e di Condotta Scientifica della Fondazione.
I principi della presente procedura non pregiudicano né limitano in alcuna maniera gli obblighi di legge in tema di denuncia all’Autorità Giudiziaria ovvero alle Autorità di Vigilanza e quelli relativi al trattamento dei dati personali e tutela della privacy.

Destinatari

I destinatari della presente procedura (di seguito: “destinatari” o “segnalanti”) sono:

  • Componenti degli Organi, dipendenti e collaboratori della Fondazione;
  • Fornitori, clienti, partner, consulenti e, in generale, gli stakeholder della Fondazione.

Segnalazioni di attività illecite

I destinatari che rilevino o vengano a conoscenza di possibili comportamenti illeciti o irregolarità sono tenuti a segnalare senza indugio i fatti, gli eventi e le circostanze che gli stessi ritengano, in buona fede e sulla base di ragionevoli elementi di fatto, aver determinato tali violazioni e/o condotte non conformi ai principi di IIT.
Per l’effettuazione delle segnalazioni la Fondazione ha predisposto una piattaforma on-line accessibile alla pagina “segnalazioni di illecito - Whistleblowing” presente nella home page del proprio sito web, o direttamente all’indirizzo:
https://iit.segnalazioni.net
La segnalazione può avvenire in forma nominativa (utente registrato) o anonima (utente non registrato). La prima modalità è tuttavia quella raccomandata, al fine di consentire una più efficace attività di indagine, con le tutele previste.
La segnalazione, anche se anonima, deve essere documentata e circostanziata, così da fornire gli elementi utili e opportuni per consentire un’appropriata attività di verifica sulla fondatezza dei fatti segnalati. 
Ove tali elementi siano conosciuti dal segnalante, è particolarmente importante che la segnalazione includa: 

  • una descrizione dettagliata dei fatti verificatisi e delle modalità con cui se ne è venuti a conoscenza; 
  • la data ed il luogo in cui l’evento è accaduto; 
  • i nominativi ed il ruolo delle persone coinvolte o comunque gli elementi che possano consentirne l’identificazione; 
  • i nominativi di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto della segnalazione; 
  • il riferimento ad eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati. 

Le segnalazioni, inoltre, non devono essere rivolte a denunciare situazioni di natura esclusivamente personale.
Il soggetto preposto alla ricezione delle segnalazioni è l’Organismo di Vigilanza della Fondazione.
L’invio di qualsiasi segnalazione può avvenire anche tramite i seguenti canali di comunicazione alternativi:

  • Casella di posta elettronica: organismodivigilanza@iit.it
  • Posta tradizionale, all’indirizzo: Fondazione – IIT – Organismo di Vigilanza – Via Guidubaldo del Monte 54, 00197 Roma

Riservatezza e divieto di ritorsioni

Nell’incoraggiare i Destinatari a segnalare tempestivamente possibili comportamenti illeciti o irregolarità, la Fondazione garantisce l’anonimato del segnalante, nonché la riservatezza della segnalazione e dei dati ivi contenuti, anche nell’ipotesi in cui la stessa dovesse rivelarsi errata o infondata a seguito delle verifiche effettuate. 
Il Responsabile della gestione della segnalazione (cfr. par. succ.) ha la possibilità di visualizzare l’identità del segnalante, nel caso in cui lo ritenga necessario ai fini dell’indagine, ad esempio qualora la segnalazione sfoci in un procedimento giudiziario ed il nominativo gli sia richiesto dalla magistratura inquirente o giudicante ai fini di indagine. 
La visualizzazione dell’identità deve essere sempre motivata ed il segnalante dovrà essere informato che il Responsabile ha deciso di visualizzare la sua identità, rendendo nota la motivazione alla base di tale decisione.
Non sarà tollerato alcun genere di minaccia, ritorsione, sanzione o discriminazione nei confronti del segnalante e del segnalato o di chi abbia collaborato alle attività di riscontro riguardo alla fondatezza della segnalazione. 
La Fondazione, inoltre, si riserva il diritto di adottare le opportune azioni contro chiunque ponga in essere, o minacci di porre in essere, atti di ritorsione contro coloro che abbiano presentato segnalazioni in conformità alla presente procedura, fatto salvo il diritto degli aventi causa di tutelarsi legalmente qualora siano state riscontrate in capo al segnalante responsabilità di natura penale o civile legate alla falsità di quanto dichiarato o riportato. 
Resta inteso che la Fondazione potrà intraprendere le più opportune misure disciplinari e/o legali a tutela dei propri diritti, beni e della propria immagine, nei confronti di chiunque abbia effettuato, in mala fede, segnalazioni false o infondate, al solo scopo di calunniare, diffamare o arrecare pregiudizio al segnalato o ad altri soggetti citati nella segnalazione.

Gestione delle segnalazioni

Una volta inviata la segnalazione il sistema rilascia dei codici univoci che devono essere salvati e conservati dal segnalante per poter accedere in ogni momento alla segnalazione, seguirne l’iter e accedere alla messaggistica del sistema.
Il segnalante può gestire le proprie segnalazioni, seguendone lo stato di lavorazione e le risposte del Responsabile attraverso un apposito pannello di controllo.
Il destinatario delle segnalazioni è l’Organismo di Vigilanza, il quale effettua una prima verifica sui fatti denunciati e valuta se la segnalazione è di propria competenza; nel caso in cui non lo fosse, inoltra la stessa ai soggetti competenti (Responsabili).
Sono di competenza dell’Organismo di Vigilanza le segnalazioni relative a violazioni dei principi contenuti nella Sezione I del Codice di Comportamento e di Condotta Scientifica adottato dalla Fondazione (di seguito Codice) e le ipotesi in cui il fatto denunciato si presume rilevante come violazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dall’IIT ai sensi del D. Lgs. 231/2001.
Sono di competenza dell’Ombudsperson le segnalazioni relative a violazioni dei principi e delle regole di cui alla Sezione II del Codice (Linee guida sulla condotta scientifica), in tutti i casi in cui il fatto denunciato sia qualificabile come una miscondotta scientifica.
Sono di competenza del Responsabile del Presidio della prevenzione alla corruzione le segnalazioni relative a violazioni dei principi contenuti nei paragrafi Anticorruzione e Trasparenza del Codice e le ipotesi in cui il fatto denunciato si presume rilevante come violazione dei principi di cui all’Addendum al Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dall’IIT ai sensi del D. Lgs. 231/2001, dedicato alle misure a presidio della prevenzione alla corruzione di cui alla L.190/2012. 
Sono di competenza del Comitato Etico le segnalazioni relative alle violazioni di principi relativi alla materia del conflitto di interessi.
Nel corso delle verifiche, i Responsabili possono avvalersi del supporto delle funzioni aziendali di volta in volta competenti e, ove ritenuto opportuno, di consulenti esterni specializzati nell’ambito della segnalazione ricevuta ed il cui coinvolgimento è funzionale all’accertamento della segnalazione, assicurando la riservatezza e, laddove possibile, l’anonimizzazione dei dati personali eventualmente contenuti nella segnalazione.
Durante l’attività di verifica e accertamento di possibili violazioni, gli individui oggetto delle segnalazioni potrebbero essere coinvolti o informati di tale attività ma in nessun caso verrà avviato un procedimento unicamente a motivo della segnalazione in assenza di concreti riscontri riguardo al contenuto di essa.
Qualora a conclusione delle analisi dovesse emergere l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o, comunque, l’infondatezza dei fatti richiamati nella segnalazione, quest’ultima sarà archiviata, unitamente alle relative motivazioni, dai Responsabili.
Qualora invece dall’analisi della segnalazione dovessero emergere violazioni dei principi di cui alla presente procedura, i Responsabili riferiranno al Comitato Esecutivo (o al Collegio Sindacale nel caso in cui la segnalazione riguardasse un membro di quest’ultimo) che provvederà ad applicare le eventuali sanzioni previste.

 

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