PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI IN CONFORMITÀ AL D.LGS. N. 24/2023

Premessa

La Fondazione IIT promuove attività finalizzate a prevenire la realizzazione di irregolarità all’interno della propria organizzazione.

A tale scopo, IIT ha definito appositi strumenti per la segnalazione delle suddette irregolarità (cd. Whistleblowing), con il proposito di favorire il contrasto delle stesse attraverso una partecipazione attiva e responsabile dei propri stakeholder (dipendenti, collaboratori, fornitori, partner, consulenti, ecc.) e del pubblico in generale in conformità al D.lgs. 24/2023.

Obiettivo

La presente procedura ha lo scopo di stabilire le modalità attraverso cui effettuare una segnalazione di comportamenti illeciti, commissivi o omissivi, che costituiscano o possano costituire una violazione, o induzione a violazione, di leggi e regolamenti e di valori e principi sanciti nel Codice di Comportamento e di Condotta Scientifica della Fondazione.

I principi della presente procedura non pregiudicano né limitano in alcuna maniera gli obblighi di legge in tema di denuncia all’Autorità Giudiziaria ovvero alle Autorità di Vigilanza e quelli relativi al trattamento dei dati personali e tutela della privacy.

Contenuto delle segnalazioni

Costituiscono oggetto di segnalazione fatti, azioni, omissioni, anomalie o criticità riscontrate che i dipendenti o soggetti terzi (“Segnalanti”) desiderano portare a conoscenza dell’IIT, con riferimento a:

• attività corruttive;
• violazioni accertate o sospette del Codice di Comportamento e di Condotta Scientifica;
• violazioni accertate o sospette del Modello ex D.Lgs. 231/01;
• mancato rispetto delle normative dell'Unione Europea indicate nell'allegato al D.Lgs. 24/2023 o dalla direttiva (UE) 2019/1937, relative ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• lesioni degli interessi finanziari dell’UE e violazione delle norme dell'Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato o in materia di imposta sulle società; meccanismi il cui fine è ottenere un indebito vantaggio fiscale;
• altri comportamenti non conformi a leggi o regolamenti.

La presente procedura non si applica a segnalazioni di carattere disciplinare ovvero relative alla gestione delle risorse umane, le quali devono essere indirizzate al proprio responsabile o alla direzione Capitale Umano e Organizzazione e gestite dagli stessi.

Non potranno, inoltre, essere oggetto di segnalazione:

•            le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante;

•            le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali;

•            le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale.

La segnalazione non deve fornire dettagli sulla vita privata di alcuno, incluso ogni tipo di apprezzamento personale, se non strettamente necessario e rilevante in merito a quanto segnalato.

Destinatari

I destinatari della presente procedura (di seguito: “destinatari” o “segnalanti”) sono:

• Componenti degli Organi, dipendenti e collaboratori della Fondazione;
• Fornitori, clienti, partner, consulenti e, in generale, gli stakeholder della Fondazione.

Segnalazioni di attività illecite

I destinatari che rilevino o vengano a conoscenza di possibili comportamenti illeciti o irregolarità sono tenuti a segnalare senza indugio i fatti, gli eventi e le circostanze che gli stessi ritengano, in buona fede e sulla base di ragionevoli elementi di fatto, aver determinato tali violazioni e/o condotte non conformi ai principi di IIT.

Per l’effettuazione delle segnalazioni la Fondazione ha predisposto una piattaforma on-line accessibile alla pagina “segnalazioni di illecito - Whistleblowing” presente nella home page del proprio sito web, o direttamente all’indirizzo:

https://iit.segnalazioni.net

La segnalazione può avvenire in forma nominativa (utente registrato) o anonima (utente non registrato). La prima modalità è tuttavia quella raccomandata, al fine di consentire una più efficace attività di indagine, con le tutele previste.

La segnalazione, anche se anonima, deve essere documentata e circostanziata, così da fornire gli elementi utili e opportuni per consentire un’appropriata attività di verifica sulla fondatezza dei fatti segnalati.

Ove tali elementi siano conosciuti dal segnalante, è particolarmente importante che la segnalazione includa:

• una descrizione dettagliata dei fatti verificatisi e delle modalità con cui se ne è venuti a conoscenza;
• la data ed il luogo in cui l’evento è accaduto;
• i nominativi ed il ruolo delle persone coinvolte o comunque gli elementi che possano consentirne l’identificazione;
• i nominativi di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto della segnalazione;
• il riferimento ad eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati.

Le segnalazioni, inoltre, non devono essere rivolte a denunciare situazioni di natura esclusivamente personale.

Il soggetto preposto alla ricezione delle segnalazioni è l’Organismo di Vigilanza della Fondazione, nominato ai sensi del D.lgs. n. 231/2001,

L’invio di qualsiasi segnalazione può avvenire anche tramite la casella vocale della piattaforma menzionata (previo rilascio di consenso espresso da parte del segnalante) ed i seguenti canali di comunicazione alternativi:

• Casella di posta elettronica: organismodivigilanza@iit.it
• Posta tradizionale, all’indirizzo: Fondazione – IIT – Organismo di Vigilanza – Via Guidubaldo del Monte 54, 00197 Roma

Riservatezza e divieto di ritorsioni

Nell’incoraggiare i Destinatari a segnalare tempestivamente possibili comportamenti illeciti o irregolarità, la Fondazione garantisce l’anonimato del segnalante, nonché la riservatezza della segnalazione e dei dati ivi contenuti, anche nell’ipotesi in cui la stessa dovesse rivelarsi errata o infondata a seguito delle verifiche effettuate. Laddove per comunicare una segnalazione si utilizzi la casella vocale della piattaforma, la voce del segnalante è alterata per non renderla riconoscibile.

Il Responsabile della gestione della segnalazione (cfr. par. succ.) ha la possibilità di visualizzare l’identità del segnalante, nel caso in cui lo ritenga necessario ai fini dell’indagine, ad esempio qualora la segnalazione sfoci in un procedimento giudiziario ed il nominativo gli sia richiesto dalla magistratura inquirente o giudicante ai fini di indagine.

La visualizzazione dell’identità deve essere sempre motivata ed il segnalante dovrà essere informato che il Responsabile ha deciso di visualizzare la sua identità, rendendo nota la motivazione alla base di tale decisione. In particolare:

• l'identità della persona segnalante e ogni altra informazione, non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni;
• nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità. In quest’ultimo caso è dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.

Non sarà tollerato alcun genere di minaccia, ritorsione, sanzione o discriminazione nei confronti del segnalante e del segnalato o di chi abbia collaborato alle attività di riscontro riguardo alla fondatezza della segnalazione.

La Fondazione, inoltre, si riserva il diritto di adottare le opportune azioni contro chiunque ponga in essere, o minacci di porre in essere, atti di ritorsione contro coloro che abbiano presentato segnalazioni in conformità alla presente procedura, fatto salvo il diritto degli aventi causa di tutelarsi legalmente qualora siano state riscontrate in capo al segnalante responsabilità di natura penale o civile legate alla falsità di quanto dichiarato o riportato.

Resta inteso che la Fondazione potrà intraprendere le più opportune misure disciplinari e/o legali a tutela dei propri diritti, beni e della propria immagine, nei confronti di chiunque abbia effettuato, in mala fede, segnalazioni false o infondate, al solo scopo di calunniare, diffamare o arrecare pregiudizio al segnalato o ad altri soggetti citati nella segnalazione.

Gestione delle segnalazioni

Una volta inviata la segnalazione il sistema rilascia dei codici univoci che devono essere salvati e conservati dal segnalante per poter accedere in ogni momento alla segnalazione, seguirne l’iter e accedere alla messaggistica del sistema.

Il segnalante può gestire le proprie segnalazioni, seguendone lo stato di lavorazione e le risposte ricevute attraverso un apposito pannello di controllo.

Il destinatario delle segnalazioni è l’Organismo di Vigilanza, il quale effettua una prima verifica sui fatti denunciati e valuta se la segnalazione è di propria competenza; nel caso in cui non lo fosse, inoltra la stessa ai soggetti competenti (Responsabili). In entrambi i casi l’OdV rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione.

Sono di competenza dell’Organismo di Vigilanza le segnalazioni relative a violazioni dei principi contenuti nella Sezione II del Codice di Comportamento e di Condotta Scientifica adottato dalla Fondazione (di seguito Codice) e le ipotesi in cui il fatto denunciato si presume rilevante come violazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dall’IIT ai sensi del D. Lgs. 231/2001.

Sono di competenza dell’Ombudsperson le segnalazioni relative a violazioni dei principi e delle regole di cui alla Sezione III del Codice di Comportamento e di Condotta Scientifica della Fondazione, in tutti i casi in cui il fatto denunciato sia qualificabile come una condotta scientifica scorretta.

Sono di competenza del Responsabile della Direzione Compliance le segnalazioni in materia di trasparenza, anticorruzione e conflitto di interessi (quest’ultimo ad eccezione dei casi di competenza del Comitato Etico).

Sono di competenza del Comitato Etico le segnalazioni relative alla compatibilità del mandato dei membri degli organi con eventuali altre attività e incarichi.

Sono di competenza della Direzione Risorse Umane e Organizzazione le segnalazioni relative a fenomeni di discriminazione, molestie e bullismo.

Nel corso delle verifiche, i Responsabili possono avvalersi del supporto delle strutture organizzative di volta in volta competenti e, ove ritenuto opportuno, di consulenti esterni specializzati nell’ambito della segnalazione ricevuta ed il cui coinvolgimento è funzionale all’accertamento della segnalazione, assicurando la riservatezza e, laddove possibile, l’anonimizzazione dei dati personali eventualmente contenuti nella segnalazione.

Durante l’attività di verifica e accertamento di possibili violazioni, gli individui oggetto delle segnalazioni potrebbero essere coinvolti o informati di tale attività ma in nessun caso verrà avviato un procedimento unicamente a motivo della segnalazione in assenza di concreti riscontri riguardo al contenuto di essa.

Qualora a conclusione delle analisi dovesse emergere l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o, comunque, l’infondatezza dei fatti richiamati nella segnalazione, quest’ultima sarà archiviata, unitamente alle relative motivazioni, dai Responsabili.

Qualora invece dall’analisi della segnalazione dovessero emergere violazioni dei principi di cui alla presente procedura, i Responsabili riferiranno agli Organi o alle strutture organizzative della Fondazione competenti, che provvederanno ad applicare le eventuali sanzioni previste. In entrambi i casi l’OdV fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Le segnalazioni, la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione, e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.