1. Cosa è il Whistleblowing?
Con il termine Whistleblowing si fa riferimento al complesso degli strumenti definiti dalla Fondazione per favorire le segnalazioni di irregolarità all’interno dell’organizzazione, allo scopo di contrastare efficacemente le stesse, attraverso una partecipazione attiva e responsabile dei propri stakeholder (dipendenti, collaboratori, fornitori, partner, consulenti, ecc.) e del pubblico in generale.
2. Chi può effettuare segnalazioni?
Possono effettuare segnalazioni tutti coloro che, in qualche modo, intrattengono rapporti con la Fondazione come:
- Componenti degli Organi;
- Dipendenti e collaboratori;
- Fornitori, clienti, partner, consulenti;
- Stakeholder in generale.
3. Quali fatti o azioni possono essere oggetto di segnalazione?
Le segnalazioni possono riguardare comportamenti illeciti o irregolarità che abbiano determinato violazioni e/o condotte non conformi ai principi della Fondazione.
Nel dettaglio le segnalazioni possono avere ad oggetto:
- episodi di frode;
- attività corruttive;
- violazioni del Codice di Comportamento e di Condotta Scientifica;
- violazioni del Modello ex D.Lgs. 231/01;
- altri comportamenti non conformi a leggi o regolamenti.
Le segnalazioni non devono essere rivolte a denunciare situazioni o fatti di natura esclusivamente personale.
4. Come si effettua una segnalazione?
I destinatari che rilevino o vengano a conoscenza di possibili comportamenti illeciti o irregolarità sono tenuti a segnalare senza indugio i fatti, gli eventi e le circostanze che gli stessi ritengano, in buona fede e sulla base di ragionevoli elementi di fatto, aver determinato tali violazioni e/o condotte non conformi ai principi di IIT.
Per l’effettuazione delle segnalazioni la Fondazione ha predisposto la piattaforma on-line accessibile alla pagina “segnalazioni di illecito - Whistleblowing” presente nella home page del proprio sito web, o direttamente all’indirizzo:
5. La segnalazione può essere fatta anche in modo anonimo?
La segnalazione può avvenire in forma nominativa (utente registrato) o anonima (utente non registrato). La prima modalità è tuttavia quella raccomandata, al fine di consentire una più efficace attività di indagine, con le tutele previste.
La segnalazione, anche se anonima, deve essere documentata e circostanziata, così da fornire gli elementi utili e opportuni per consentire un’appropriata attività di verifica sulla fondatezza dei fatti segnalati.
L’invio di qualsiasi segnalazione può avvenire anche tramite i seguenti canali di comunicazione alternativi:
- Casella di posta elettronica: organismodivigilanza@iit.it
- Posta tradizionale, all’attenzione dell’Organismo di Vigilanza, all’indirizzo: Fondazione IIT – Via Guidubaldo del Monte 54, 00197 Roma
6. È garantito l’anonimato del segnalante?
Le segnalazioni sono riservate. Il software adotta modalità strettamente aderenti alla normativa pertanto separa la segnalazione dall’identità del segnalante. L’accesso all’identità del segnalante è concessa esclusivamente al responsabile incaricato tramite rigide procedure di sicurezza; l’accesso, inoltre, viene registrato mantenendo traccia della motivazione.
7. Chi gestirà la mia segnalazione?
Il destinatario delle segnalazioni è l’Organismo di Vigilanza, il quale effettua una prima verifica sui fatti denunciati e valuta se la segnalazione è di propria competenza; nel caso in cui non lo fosse, inoltra la stessa ai soggetti competenti (Responsabili):
- Ombudsperson (segnalazioni in tema di condotta scientifica);
- Responsabile del Presidio della prevenzione alla corruzione (segnalazione in tema di corruzione o trasparenza)
- Comitato Etico (segnalazioni relative alle violazioni di principi in materia di conflitto di interessi)
Nel corso delle verifiche, i Responsabili possono avvalersi del supporto delle funzioni aziendali di volta in volta competenti e, ove ritenuto opportuno, di consulenti esterni specializzati nell’ambito della segnalazione ricevuta ed il cui coinvolgimento è funzionale all’accertamento della segnalazione, assicurando la riservatezza e, laddove possibile, l’anonimizzazione dei dati personali eventualmente contenuti nella segnalazione.
